Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Verantwortliche Stelle

Georg Eser
Connollystr. 12
80809 München
E-Mail: info@mieter-held.de

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen und unseren Analyse-Dienst nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, TDDDG) sowie dieser Datenschutzerklärung.

2. Datenerfassung auf unserer Website

a) Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt und speichert unser Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien (u. a. Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse). Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung, der Systemsicherheit sowie der Abwehr von Angriffen auf unsere Webserver.

b) Cookies (Technisch notwendig)

Für angemeldete Nutzer im geschützten Portalbereich setzen wir ein Session-Cookie (Name: auth_token). Dieses Cookie speichert ein kryptografisch signiertes Authentifizierungstoken (JWT) und ist technisch zwingend erforderlich, um Sie nach dem Login bei jedem Seitenaufruf sicher zu autorisieren (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Das Cookie verfällt automatisch nach 24 Stunden. Wir setzen weder Werbe- noch Tracking-Cookies ein.

c) Kontakt- und Registrierungsdaten

Wenn Sie unsere Analyse durchführen oder ein Benutzerkonto registrieren, erheben wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie bei Registrierung Ihre Wohnanschrift):

• Bei der Gast-Analyse erfolgt die Erhebung zur Erstellung des Analyseberichts auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Bei der Anlage eines Benutzerkontos erfolgt die Verarbeitung zur Bereitstellung der Funktionen des Mieter-Portals und somit zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3. Zweck der Datenverarbeitung & KI-Nutzung (Google Gemini)

Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente (Nebenkostenabrechnungen als PDF oder Fotos) enthalten personenbezogene Daten wie Verbrauchsdaten, Abrechnungszeiträume sowie Miet- und Wohnadressdaten.

a) Zweck & Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient ausschließlich dem Zweck, Ihre Nebenkostenabrechnung automatisiert auf Rechenfehler, formelle Mängel, Umlageschlüssel und Marktüblichkeit zu überprüfen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

b) Einsatz der Google Gemini API

Zur automatisierten Extraktion der Daten aus Ihren hochgeladenen Dokumenten nutzen wir Schnittstellen der künstlichen Intelligenz der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google Gemini API").

• Ihre Dokumente werden zur Texterkennung verschlüsselt an die API-Server von Google übertragen.
• Wir nutzen eine geschützte API-Konfiguration. Google verwendet die übermittelten Dokumente und Anfragedaten nach eigenen Vertragsbedingungen nicht zum Training eigener KI-Modelle.
• Nach Abschluss der Datenextraktion wird die Datei umgehend und automatisiert von den Servern der Google Ireland Limited gelöscht.
• Soweit im Zuge der Bereitstellung Daten durch die Google LLC in den USA verarbeitet werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (DPF) bzw. EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Wir haben mit Google einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.

c) Speicherung auf unseren Servern

• Ihre Originaldokumente und Auswertungsberichte werden auf unserem Server stark verschlüsselt (AES-256-CBC) abgelegt.
• Bei Analysen als Gast (ohne Account) werden die hochgeladenen Dokumente nach Abschluss der Analyse für maximal 30 Tage zu internen Qualitätskontrollzwecken verschlüsselt vorgehalten und anschließend automatisiert gelöscht.
• Registrierte Nutzer haben dauerhaften Zugriff auf ihre bisherigen Auswertungen und Dokumente im Mieter-Portal, bis sie eine Löschung veranlassen.

4. E-Mail-Versand (Resend)

Für den Versand transaktionaler System-E-Mails (Bestätigungslinks zur Account-Aktivierung, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen bei Auswertungsfehlern sowie Weiterleitung von Feedback) nutzen wir den Dienst Resend der Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA.

Hierbei wird Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Name verschlüsselt an Resend übermittelt. Die Nutzung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wurde abgeschlossen.

5. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Ihrer hochgeladenen Dokumente und Passwörter, eine durchgehende SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Alle auf dem Server abgelegten sensiblen Daten, Passwörter (PBKDF2-Hash) und Abrechnungsdokumente werden durch moderne Verschlüsselungsverfahren zusätzlich im Ruhezustand (at rest) geschützt.

6. Hosting

Wir hosten unsere Website, Webdienste und die Datenbank bei einem Hosting-Dienstleister (Render.com, 525 Brannan Street, Ste 300, San Francisco, CA 94107, USA) auf Servern am Standort Frankfurt am Main (Deutschland). Mit dem Hostinganbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO.

7. Speicherdauer und Account-Löschung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen.

Registrierte Nutzer können ihr Profil, alle hochgeladenen Abrechnungen und alle erstellten Prüfberichte jederzeit selbstständig und unwiderruflich direkt über ihr Benutzerprofil (Bereich „Kundendaten → Alle meine Daten löschen“) löschen. Alternativ können Sie uns jederzeit formlos unter info@mieter-held.de mit der Löschung beauftragen.

8. Ihre Rechte nach der DSGVO

Ihnen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können unentgeltlich Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten oder Vervollständigung Ihrer Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format an sich oder einen Dritten aushändigen zu lassen.
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für unseren Sitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Website: https://www.lda.bayern.de